根据档案馆2009年的工作安排，档案馆定于5月20日至6月20日集中接收2008年度形成的文件材料，现将有关事项通知如下：
（一）2008年1 月1日至12月31日期间，学部在党政管理、教学管理、科学研究、对外合作与交流、基本建设、资产与设备管理、财务会计、出版发行、产品生产与科技开发等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形式（纸质、照片、声像、光盘等）的文件材料。
（二）2008-2009学年第一、二学期毕业的研究生学位档案材料及研究生入学试卷材料。
（一）按照《高等学校档案管理办法》、《吉林大学农学部各部门档案立卷工作规范》实行档案材料形成单位立卷制度，即部门立卷制度。各单位档案负责人要充分认识档案工作的重要性，加强领导，统筹安排，兼职档案员要认真履行工作职责，切实做好归档文件材料的收集、整理、立卷及数据录入工作，在规定的时间内向档案馆移交。
（二）各单位要不断提高部门文件材料的归档率和案卷合格率，保证归档文件材料内容齐全、完整、有效。要注意审查请示报告是否有批复（无文字批复的请签字注明），正式公文的附件是否齐全，重要文件材料是否有相应的标识（例如加盖单位印章、领导人或经办人签字）等具体问题。所有立卷归档的文件材料须是原件，复印件原则上不得归档。
（三）上级来文和学部统一编号制发的公文，由承办部门或拟稿单位立卷，请各单位把有关上级发文及学部统一编号的公文、承办结果及相关附件一起整理立卷。
（四）今年部门文件材料全面实行网上立卷，各单位兼职档案员可在档案馆立卷指导人员的指导下登陆“农学部档案管理系统”进行立卷。
点击学部档案馆网页查看《吉林大学农学部各类档案立卷工作规范》，按规定执行。
（一）各单位整理文件材料时间截止到2009年5月30日。
（二）各单位文件归档网上录入时间截止到2009年6月15日。
（三）各单位档案移交时间截止到2009年6月20日。为保证归档案卷的质量，纸质档案由档案馆工作人员进行检查，合格后，由立卷单位送到档案馆履行移交手续。
