各学院：

为做好SAIS系统内学生基础数据的筛查维护工作及近期学生证改版工作，保证系统内基础数据信息维护的及时性和准确性，严把学生“入口”关及“出口”关，加强学生学籍变动信息登记管理，实时掌握学生参加不同学习形式的流动动态信息，统筹各类来校交流、委托培养等不同形式学生的日常管理工作，保证学生证改版工作的顺利进行，现决定对现有SAIS系统内基础数据开展全面的筛查维护工作，并明确相关工作流程，请各学院遵照执行，具体内容通知如下：

一、 工作开展背景

信息化系统下的学生基础数据维护，类似于以前老式的学生信息卡片及学生信息登记表的维护，是辅导员的基本工作内容之一，是各项学生工作开展的基础之一。同时，日前按照铁道部门要求，我校卡式学生证需变更为本式学生证，且我校学生证内信息拟计划于明年开始实现系统调取信息并打印（不含照片），新版本式学生证同时设置了与信息系统的对接手段。因此，将上述两项工作联动，在全校本专科学生范围内开展学生基础数据筛查与维护工作、学生证改版相关的准备工作。

二、 学生“入口”及“出口”管理工作机制

1．“入口”关即学生入校必须履行信息采集登记手续。

（1）新生入校后，由学校统一组织核心信息采集工作，后期由学院组织学生基础信息完善工作。学生证发放及床位分配工作由学校统一办理。

（2）其它高校与我校签订委托培养协议的学生（以下简称委托培养），在教务处、注册中心办理完相关手续后，须到学工部办理入校手续（登记并采集基本信息），方可办理学生证发放及寝室床位分配手续。

（3）各类外校来我校短期交流的学生，可由教务处统一报送名单及相关基础数据（也可学生单独办理），待基础信息录入系统后方可办理学生证及分配寝室床位手续。

2．“出口”关即学生离校必须履行登记手续，并在系统内予以标注。

（1）教务处、国际处、各学院派出短期、中期校际交流学习和联合培养的学生，离校前需到学工部办理离校登记手续（可由国际处、教务处统一报送名单，也可学生单独办理），系统内标注离校时间予以登记。

（2）上述学生交流截止日期到期后，系统自动变更其学习状态为在校状态。个别未返校或提前返校学生，辅导员老师掌握相关情况后报学工部办理登记返校手续（也可由国际处、教务处统一报送说明，也可学生单独办理）。该项工作与学生“入口”管理工作形成循环，使学生流动信息做到有“出”有“进”。

3．因学籍变动休学、复学、退学、转校、外校转入等原因入校离校的，按现行教务处学籍变动手续办理。学工部在接到教务处学籍变动通知单后，在系统内予以登记变更，做学籍变动处理。

三、 学生数据维护工作基本流程：

1.学生免冠照片准备：根据学生证改版要求，学生证内粘贴照片要与SAIS系统内上传照片完全一致。因此，学生需按要求（具体标准见附件）准备照片电子版及纸质版。电子版用于在学生个人信息维护时上传到系统，需要说明的是，建议学院或班级以组团的方式选择照相馆以获得优惠价格，无需选择加急冲印（可选择普通冲印），重点是第一时间获得符合要求的照片电子版，并在接下来的学生个人信息维护时先行上传到系统；同底片纸质版用于在本式学生证发放后粘贴到指定位置即可。

2.学生个人信息维护：学生登录SAIS系统进行个人信息维护，除主页地址、QQ号码及特长外，其余字段及家庭成员信息栏均为必填字段，不能为空，学院在审核通过前，学生可对已维护信息进行修改。

3.学院信息维护：辅导员要核查所带学生每个字段信息的准确性。学籍信息及自然信息内大部分核心字段，辅导员无权限修改，如有错误请联系学工部修正。学生信息经核对无误且完善后，选择学院审核并保存，如有信息未完善，学院则无法提交审核。提交审核后学生即不可修改信息，如学生再有修改要求，可联系辅导员予以修改。

4.信息未完善统计：此统计功能以学院提交审核通过为准，范围为所有学籍状态为“在籍”的学生，实时统计学院未完善数据情况。学院可根据统计情况，及时掌握未完善学生数据量统计情况。如需具体到学生个体，可通过高级查询内“信息完善状态”字段查询。需要注意的是，除统招学生外，委托培养、短期进修、外校来我校交流等其它培养方式的学生也需加强管理并维护好数据，此部分学生计入信息未完善统计。

5.已毕业遗留学生及遗留存疑数据等问题：请辅导员直接联系管理科在系统内更正学籍状态。务必保证系统内在籍学生人数与学生实际人数一致。

四、 学生基础信息各字段要求及注释：

1.核心字段（学校维护）:

学号、教学号、注册号、身份证号、学生姓名、姓名拼音、曾用名、培养方式、学籍状态、学习状态、校区、院系、专业、生源地、入学年月、预计毕业年度、学制、年级、班级、性别、民族、出生日期、乘车区间，上述字段学院无权限维护。

特别说明：重点核查培养方式、学籍状态、学习状态三个字段。如有委培及外校交流学生为统招标注的，学籍状态如有非在籍学生标注为在籍状态的，学习状态如有外出交流、或因学籍变动已离校学生的，其它字段信息如有错误信息的，请联系学工部修正。

同时，请注意年级、学制、预计毕业年度三者是否吻合，如发生错误将影响学生学籍状态转变，导致全局数据统计出错，请仔细核对，如有错误请联系学工部修正。

2、其它字段信息（学院、学生维护）：

政治面貌：根据实际情况选择，学院可随时维护；

籍贯：根据实际情况填写，精确到市（县），简写地域名称，选择具体户口所在地；此字段学生无权维护，如出现信息为空或者信息错误的由学生联系辅导员老师修改。

血型：根据实际情况选择，未列特殊血型请联系学工部增添；

宗教信仰：根据实际情况选择，无宗教信仰的要选无，未列出的请联系学工部增添；

出生地：精确到市（县），简写地域名称，选择具体出生地；

户口所在地：以高考未迁移户口至学校前户口所在地为准；精确到市（县），简写地域名称，选择具体户口所在地；

户口性质：城镇户口选择“非农业户口”；

是否持有护照：请根据实际情况如实填写，选择“是”或“否”；

家庭特殊情况：此字段和家庭成员信息相匹配，如学生家庭成员信息只有父母一方存在或均不存在的，要在此字段选择相对应情况；

港澳台侨：港澳台及外籍学生需按实际情况选择填写；

健康状况：如为残疾学生，请选择“残疾”，如有重大疾病请选择“一般或较弱”。

婚姻状况：根据实际情况选择；

公寓：根据所居住公寓选择；

寝室号：只需填写门牌号阿拉伯数字，不要填写汉字如“室”“房”等后缀。

家庭地址（县）：根据实际情况选择填写，只需精确到市（区/县），简写地域名称，选择家庭所在地；

家庭住址/村：只需填写具体街路、小区名称、几栋、几单元，几室，无需再填写省市县前缀字段（因上面字段已体现）；要求地址详细到门牌号，例如：某路某街某校区某栋某单元某室。

通讯地址（县）：如长期在外地居住，可根据实际情况填写。如不在外地居住，请与“家庭地址（县）”及“家庭住址/村”字段保持一致。

街道号/村：同上；

邮政编码：以通讯地址所在地为准；

电子信箱：个人最常用E-MAIL，建议QQ邮箱；

主页地址：选填，如有微博等个人空间请填写链接地址；

手机号码：个人手机号码，如换号请及时在系统内更正；学院通过审核后，学生将不能修改信息。如学生手机号码发生变更，须向辅导员汇报，由辅导员老师在SAIS系统内予以变更。

联系电话：个人手机号码（如有两个手机号码请将副号填于此，如只有一个手机号码，则与手机号码字段一致）；

QQ号码：填写个人QQ号,虽为选填但建议都填上，紧急特殊情况下联系使用，学生毕业后作为校友有效的联络途径；

特长：选填，根据自己特长实际情况填写；

3.家庭成员：

根据实际情况添加，至少填写父母信息，如为单亲家庭可填写一人，如为父母双亡的填写法定监护人信息，此处需与前面家庭特殊情况字段相匹配。

姓名：父母姓名或法定监护人姓名；

与本人关系：根据与学生关系选择；

工作单位：填写父母或法定监护人工作单位信息，如无工作单位的可填写“个体”或“打工”等实际情况；

联系电话：填写父母或法定监护人工作单位联系电话。如无单位的可在此处填写手机号码；

手机号码：父母或法定监护人手机号码；

五、 日常维护及辅导员考核

学生基础数据维护工作将作为辅导员日常基础性工作之一，列入辅导员考核的重要指标项。届时系统内将自动生成信息未完善统计数据，学工部将根据信息完善统计情况对辅导员进行该项指标的考核。请辅导员老师在日常工作中重点做好学生基础数据维护工作，及时发现未完善或存在问题的学生数据，将其与日常工作开展联系在一起及时随动维护，以免影响年终考核。

六、 学生数据筛查及维护工作截止时间为12月31日，请各学院辅导员老师在上述时间内完成所带年级数据筛查及维护工作，各学院工作完成情况届时将予以通报。

七、 学生证改版相关事宜

1.本式学生证预计完成时间为2015年1月10日前，由于时间紧，任务量巨大，在籍学生拟采取如下流程开展工作，请仔细阅读：

学工部按学院发放空白学生证——学院发放至学生——学生按SAIS系统内信息填写个人信息并在指定位置粘贴站片（照片及填写信息必须与系统内信息一致，否则学生证视为作废。）——学院统一收齐并审核学生证内填写信息与照片是否与SAIS系统信息一致——学工部通知各学院派专人到学校加盖学校钢印及公章———学院发放至学生——学生将原卡式学生证背面（显示“火车票学生优惠卡”面）朝上粘贴至证内指定位置（补办芯片的学生直接将芯片粘贴至学生证内指定位置）——学生凭新证购票乘车返乡。

2.请各学院辅导员老师督促学生在填写学生证内信息过程中要认真仔细，使用黑色碳素笔填写，同时比对SAIS系统内个人信息，证内及系统信息要一致，出现勾抹及涂改现象的视为作废。

3.在此期间学生未在校的，请辅导员老师务必通知到本人按要求准备照片电子版及纸质版，登陆SAIS系统维护个人信息并上传电子版照片，同时将纸质版照片快递给辅导员老师或同学，由其协助办理相关手续。

4. 原卡式学生证丢失或芯片损坏（消磁）的，即日起由本人到学工部学生事务管理办公室补办学生购票优惠芯片，只收取芯片成本费7元/张，待本式学生证加盖学校钢印及公章返回至学生手中后，将此芯片粘贴至本式学生证指定位置。

5.近期，学生乘车区间变更或区间地址信息有误的，从即日起到学工部学生事务管理办公室办理，跨省变更乘车区间的（变更回原家庭住址的除外），需本人或父母的相关居住证明。具体流程为：学生携带原卡式学生证到学工部提出申请——学工部审核通过并重置卡式学生证内购票优惠芯片信息——SAIS系统内予以信息变更。

6. 学生近期预订返乡车票的，可先行通过网络订票。到自动售票机取票的，可直接通过老卡式学生证取票，待新本式学生证发放后，凭新本式学生证（最后内页粘贴老卡式学生证）乘车；到代售点或火车站取票的，可待新本式学生证（最后内页粘贴老卡式学生证）发放后凭证取票乘车。

7. 本次全校换证工作结束后，学生证补办具体流程将最终确定，并在校园网络发布通知。

以上相关工作如遇问题，请联系学生工作部学生事务管理办公室。由于本次工作时间紧、任务重，请各学院辅导员老师给予高度重视，耐心做好学生的解释及说明工作，并按要求及时完成相关工作。

联系人：盛磊

联系电话：85168010

学工部学生事务管理办公室地址：

中心校区田家炳学生活动中心B座201室（校内文苑六舍对面中国移动动感地带营业厅2楼）

学生办公室

2014年12月11日