各学院:

学部2014届毕业生离校工作已陆续展开，为提前做好本科毕业生档案整理工作，现就相关事项明确如下：

一、各学院要认真做好学生档案整理工作

根据《吉林大学本科生学生档案管理办法》，请各学院立即着手学生档案材料的清点、整理工作，学生档案材料应具备的要件为：

（一）高中阶段档案材料。含高中学生登记表、高中毕业生登记表、党（团）表、高考报名表和体检表，在各表中学生本人的基本信息必须一致。

（二）在学阶段档案材料。

1、吉林大学学生登记表；

2、思想鉴定表（每学年一份）

3、党团档案材料；

4、学生体检表；

5、奖惩材料；

6、二学历相关登记材料（学生本人提交）。

（三）毕业阶段档案材料。

1、学生在校期间成绩单（教务处下发）；

2、毕业生登记表（此表最后一栏需由学院签署意见并盖院章后以学院为单位到学生工作处加盖公章）；

3、毕业设计（论文）成绩单（教务处下发）；

4、报到证存根（就业指导中心下发）；

5、在学期间受奖励（处分）的登记表；

6、其他可供组织参考的有保存价值的材料。

二、学生档案整理要求。

1、在校阶段档案由各学院学生工作办公室整理归入学生个人档案。

2、在校期间的归档材料必须是手续完备的正式材料，相关归档材料要求字迹工整、印章端正，不得污损、涂改。

3、各学院在学生档案材料齐备后，将档案袋用封条贴合，封口处加盖学院公章。

4、未达到毕业条件的学生，如留级，档案转交下一年级辅导员，将交接单上交学生工作部留存，如按结业离校，档案正常发送。

三、档案转递方式选择

1、档案邮寄采用以机要邮寄为主、特快专递为辅的邮寄形式。因EMS查询信息保存时间较短（3个月），为了更加安全、稳妥的完成档案转递工作，如接收单位条件允许，首选机要邮寄。

2、国企、事业单位、省市人才、毕业生就业指导中心、高校等必须采用机要邮寄。如无特殊情况，长春市内单位应采用机要邮寄。

3、在学期间受过处分的，处分材料（解除处分材料）应真实完整地归入档案。受处分学生档案，不得本人自带。

4、考取本校研究生的学生档案由所在学院负责转递，不予邮寄。

5、派遣回原籍的学生档案寄回所在省市毕业生接收机构，接收单位详细情况请登陆《吉林省高等学校毕业生就业信息网》就业管理系统查询。

6、需自带档案的学生在档案齐全后，从辅导员处领取个人档案并做好签收登记，签收登记上交学生工作处。

四、时间安排

1、各学院填写《吉林大学农学部本科毕业生信息汇总表》，电子版务必在6月23日下班前报学生工作处。

2、学生工作处核对后将最终表打印后下发各学院，由学生本人签字确认，原件学院留存。

4、各学院上交档案按机要、邮寄两类分别按学号排序，6月30日前移交学生工作处。

5、学部毕业生档案发送时间为7月4号，机要件预计到件时间为1个月，邮寄预计到件时间为1周。毕业生务必在9月前到档案收件地址确收，超出时限邮局将不再提供查询。

学生工作处

2013年6月12日