各学院:

学部2012届毕业生离校工作已陆续展开，为提前做好毕业生档案整理工作，现就相关事项明确如下：

一、各学院要认真做好学生档案整理工作

根据《吉林大学本科生学生档案管理办法》，请各学院立即着手学生档案材料的清点、整理工作，学生档案材料应具备的要件为：

（一）高中阶段档案材料。含高中学生登记表、高中毕业生登记表、党（团）表、高考报名表和体检表，在各表中学生本人的基本信息必须一致。

（二）在学阶段档案材料。

1、吉林大学学生登记表；

2、党团档案材料；

3、学生体检表；

4、奖惩材料；

5、二学历相关登记材料（学生本人提交）。

（三）毕业阶段档案材料。

1、学生在校期间成绩单（教务处下发）；

2、毕业生登记表；

3、毕业设计（论文）成绩单（教务处下发）；

4、报到证存根（就业指导中心下发）；

5、在学期间受奖励（处分）的登记表；

6、其他可供组织参考的有保存价值的材料。

二、学生档案整理要求。

1、在校阶段档案由各学院学生工作办公室整理归入学生个人档案。

2、在校期间的归档材料必须是手续完备的正式材料，相关归档材料要求字迹工整、印章端正，不得污损、涂改。

3、各学院在学生档案材料齐备后，将档案袋用封条贴合，封口处加盖学院公章。

三、时间安排

1、各学院填写《吉林大学农学部本科毕业生信息汇总表》，电子版务必在6月19日下班前报学生工作处。

2、学生工作处根据毕业生就业计划和户籍迁转情况进行核对，并发回校对，各学院于6月20日下班前将校对后的汇总表重新提交核对。

3、学生工作处将最终表打印后下发各学院，由学生本人签字确认，原件学院留存。

4、需自带档案的学生在档案齐全后，从辅导员处领取个人档案并做好签收登记。其余档案按学号排序，6月28日前移交学生工作处。

5、学部毕业生档案发送时间为7月上旬，请毕业生务必在9月前到档案收件地址确收，超出时限邮局将不再提供查询。

学生工作处

二O一二年六月十九日