各学院：

根据《吉林大学农学部研究生教育管理实施办法（暂行）》中研究生档案管理的有关规定，我处于2009年10月将2007级博士、2008级博、硕士档案移交各学院。为保证移交的完整性，暂将之前毕业研究生档案由我处保管。为规范培养单位的档案管理工作，确保档案移交、接收、转出等工作不出差错，现就研究生档案管理有关事宜明确如下：

一、2006级之前博士（含2006级）、2007级之前硕士（含2007级）由研究生处负责转出，2007级博士及2008级以后研究生（含委培、定向）档案由各单位全程管理。

二、各单位应由研究生秘书负责研究生档案管理，在校研究生、临时工作人员不具备管理档案的权限。

三、新生档案签收后，应立刻登记，核对档案目录内容，及时做好回执。如新生档案没有按规定时间邮到，应及时向研究生所在单位催要。

四、研究生档案应通过机要转出，对于未按机要方式邮递档案而造成研究生档案遗失的，由档案邮递方承担责任。

五、研究生毕业前，由研究生处负责将研究生报考登记表、成绩单等材料移交各学院合档。各单位根据研究生处提供的派遣计划负责将研究生档案材料寄到其工作单位，不得个人携带。未列入派遣计划的研究生档案，各单位根据其签订的《吉林大学毕业生申请档案留校协议书》为其免费存放，存放期限为两年，超出存放期限由各单位通知其将档案转回原籍。

定向生、委托培养生在学期间的档案应寄到入学前签署协议单位。

六、研究生的党组织关系由各学院按照党务办公室要求接转。

研究生处

二〇一〇年六月十三日