各学院:

学部2004级动物医学专业、2005级学生毕业实习与就业工作已陆续展开，为提前做好毕业生档案整理并规范学生档案管理工作，现就相关事项明确如下：

一、各学院要认真做好学生档案整理工作

根据《吉林大学本科生学生档案管理办法》，请各学院立即着手学生档案材料的清点、整理工作，特别是高中部分的档案材料。对档案缺件的同学要告知学生本人利用寒假回原高中办理。学生档案材料应具备的要件为：

（一）高中阶段档案材料。含高中学生登记表、高中毕业生登记表、党（团）表、高考报名表和体检表，在各表中学生本人的基本信息必须一致。

（二）在学阶段档案材料。

1、吉林大学学生登记表；

2、党团档案材料；

3、学生体检表；

4、奖惩材料。

（三）毕业阶段档案材料。

1、各学年的思想鉴定；

2、学生在校期间成绩单；

3、毕业生登记表；

4、毕业设计（论文）成绩单；

5、报到证存根；

6、国家助学贷款缴费通知书；

7、在学期间受奖励（处分）的登记表；

8、其他可供组织参考的有保存价值的材料。

二、各学院要加强在校生档案管理工作

在对2008届毕业生档案整理及邮递过程中发现，各学院存在对新生档案审查不严格、档案保管分散、材料归档不及时等现象，导致学生档案缺件甚至遗失。为规范学部学生档案管理工作，根据《吉林大学本科生学生档案管理办法》，请各学院严格落实以下学生档案管理要求：

1、各学院新生辅导员在收到学生档案后，首先通过审查档案对学生资格进行复查，复查合格后按专业、班级及学号分类，建立档案目录，便于查找和收发。在校期间的归档材料必须是手续完备的正式材料。

2、复查合格的学生档案要以班为单位，交到所在学院学办统一保存，任何个人不得留存学生档案。学生档案要专柜存放，妥善保管。学生毕业时统一交到学部学生工作处，使用由学校统一印发的档案袋和专用封条，由学生工作处集中邮寄。

3、学生在学期间受到奖励和受过处分的，奖励和处分材料要及时完整地归入学生档案。

4、各学院要建立《档案借阅登记本》，对外来查阅者，均要持单位合法证明，说明借阅目的，并进行详细登记签字。

5、学生档案属机密文件，一般不予借出，确因特殊需要借出者，要做好登记。档案借出一般不得超过七天，期满后应及时归还，借出后不得扩大查阅范围，不得转手外借，不得涂改，不得少页增页。档案管理人员应在借出者归还档案时和借阅者查阅档案后，认真核对、清点档案内材料。

6、报考研究生的毕业生，如报考院校要求调档，应由本人持报考院校调档函到学院调档，档案管理人员应将当前档案袋封好，并认真登记所调出的档案信息，再交给学生本人。待学生毕业后，将其余部分档案邮寄给研究生录取单位。

7、毕业生离校一个月内，务必到有关部门查收个人档案，未查收到档案的毕业生，需在毕业当年10月份以前通过学校查询档案去向。逾期学校原则上不再受理档案查询工作。

学生工作处

二OO八年十二月二十二日