各学院：

  2016届本专科毕业生档案转递工作即将开始,现将有关工作要求通知如下：

  一、特别说明

  1.本年度档案邮寄方式：邮政“EMS标准快递”。

  2.未落实就业单位的学生请各学院指导其将档案关系“返回原籍”或委托吉林省内相关人事管理部门管理，学生档案不留存学校。

  二、关于SAIS系统

  1.SAIS系统档案转递信息学生录入、学院审核工作任务已经开放，信息统计截止日期为6月26日。信息填写注意事项在系统界面有相关提示，请留意查看。

  2.学生提交信息后，请负责老师务必按照要求认真审核，避免无法邮寄或重复邮寄。

  3.请在审核后，在档案封装或书写邮寄信息（EMS四联单）时同步将EMS快递单号录入系统，以方便今后及时查询学生档案信息。

  三、关于档案封装

  档案袋封装时请在封口处粘贴封条并加盖学工办公章，为保证档案完整，在粘贴封条前，请务必用胶水或胶棒将档案袋封口粘牢。学生档案袋封装完毕后，将其封装至EMS专用封套内。

  五、关于EMS

  1.EMS“四联单”请各学院负责人将信息填写完整（请使用硬性笔尖以保证复写信息清晰完整），务必在“备注”栏内注明学院名称（可简写）、学号、姓名、学生手机号码。

  2.请将“四联单”粘贴至EMS专用封套背面封口“骑缝处”。

  3学校将开通签收短信告知服务，请确保在“四联单”备注栏内提供的学生手机号码能够收到信息。

  六、关于各类材料发放

  1.毕业生离校通知单

  2.学生档案袋

  3.毕业生登记表

  4.档案封条

  5.思想鉴定表

  6.校优秀学生审批表

  7.院优秀学生审批表 

  8.校优秀学生干部审批表 

  9.院优秀学生干部审批表

  以上材料已于近期发放完毕。

  七、EMS邮寄封套及“四联单”将于6月26日毕业生档案统计完毕后发放。请各学院直接到学工部根据系统登记数量领取。

  八、档案邮寄时间安排

    时间          校区         地点

  7月4日上午9点      南湖校区      第一教学楼门前

  7月4日上午10点      南岭校区      逸夫教学楼门前

  7月4日下午2点      朝阳校区      朝阳校区办公楼门前

  7月5日上午9点      新民校区      校部机关楼门前

  7月5日下午2点      和平校区      学部行政楼门前

  7月6日上午9点      中心校区      田家炳学生活动中心B座一楼大厅

  毕业生档案整理及信息统计工作较为繁琐且责任重大，请负责此项工作的老师务必认真阅读有关组织要求，谨慎对待所涉及的每个环节，确保转递工作顺利进行。请各学院参考附件下载地址：http://oa.jlu.edu.cn/cache/20166/show237736.html 内容做好相关工作。

  未尽事宜请与学生事务管理办公室联系。

  联系人：李英

  联系电话：85168010

                                  学生工作部

                                 2016年6月12日